Når din virksomhed skal i gang med at bruge softphones eller Unified Communication som samarbejdsplatform.

Du har tænkt længe og grundigt over din nye investering: indføring af softphones eller Unified Communication, f.eks. Zoom eller Microsoft Teams, i din virksomhed. Du har store forventninger om, hvad det kan gøre for din virksomhed, men det er selvfølgelig også nødvendigt at få et solidt investeringsafkast.

Hvordan sikrer du dig, at dine folk er med på rejsen og tager aktivt del i, hvad den nye løsning kan gøre for dem?

Én ting er sikkert og vist, og det er, at hvis lyden ikke er i orden, så bliver hverken softphones eller video en succes. Er der tale om video, er det selvfølgelig også vigtigt, at kameraet er brugbart. Og det samme skal din internetforbindelse være.

Vi har samlet 10 gode råd til at hjælpe dig på vej, så implementeringen bliver så god som muligt. At lægge en god strategi kan hjælpe dig med at planlægge, implementere og til sidst sikre, at flest mulige medarbejdere bruger løsningen. Det gør den nemlig til en bedre forretning for din virksomhed.

Den gode rejse er ikke kun teoretisk, men et resultat af vores erfaring og deltagelse i mange udrulninger og partnerskaber med førende leverandører af hardware og software. Og erfaringerne er en vigtig ingrediens i at skabe en rigere oplevelse af teknologien.

Er du frisk på fremtiden?

1: Opnå bedre resultater

Du har bestemt dig for din platform. Nu skal du sørge for, at der er enighed om målet for projektet i din organisation. Det gælder f.eks. samarbejdsmuligheder, omkostningsbesparelser, højere produktivitet eller en ny konkurrencefordel. Det er også vigtigt at undersøge kravene fra dine brugere – både de nuværende og de fremtidige: Arbejder de på kontoret, derhjemme eller i marken? Er deres miljø støjende? Har du brug for at bevæge dig under et opkald? Når du har beskrevet alle kravene, bør du finde et par testbrugere, der er repræsentative for de forskellige medarbejdere i virksomheden. Sørg for at inkludere erfarne og knap så erfarne brugere. På den måde får du sat et hold, der er uvurderligt, når du skal teste virkelige brugerscenarier under forskellige betingelser.

2: Test, analysér og vælg udstyr

Headset, kamera og andet udstyr afgør din succes med løsningen. Test grundigt – gerne både kablede og trådløse enheder – for at se, hvordan de fungerer i forhold til dine brugeres arbejdsområder og behov. Det kan f.eks. være på kontoret, derhjemme, i bilen, på caféen eller på vej til et konferencelokale.

Overvej følgende faktorer, når du skal teste: rækkevidde, stemmeforståelighed, komfort samt brugervenlighed, når du ringer, dæmper og skifter lydstyrke. Sørg desuden for at teste enhedernes kompatibilitet med din ønskede platform. Er der f.eks. tale om en Microsoft-løsning, så vælg certificeret udstyr. Så er du også fremtidssikret, f.eks. ved overgangen fra Skype for Business til Teams.  Saml resultaterne, og gennemgå krav, fordele og ulemper. Vi hjælper naturligvis gerne med såvel input som erfaringer.

TIP: Hvis du vælger trådløse enheder, så test rækkevidden på kontoret og i området. Spørg, hvor langt dine folk har brug for at kunne gå væk fra skrivebordet. Husk, at rækkevidden og stemmekvaliteten ændres i henhold til mængden af trådløse lydenheder i det samme område, unikke kontorkonfigurationer og byggematerialer. Derfor anbefaler vi, at udstyret bliver testet hos jer. Skab en vision, og hjælp dine folk med at se den.

3: Strategi for udvikling

Du har kørt test og samlet nøgleinformation. Men før du køber lydenheder og anden hardware, bør du planlægge lidt nærmere. Skal udstyret bruges til både PC, mobiltelefon og softphones? Og hvad med fremtiden – beholder I det gamle udstyr lidt endnu og laver en blød overgang? Sammenhold dine ønsker og behov med de tilbagemeldinger, du har fået fra dine testbrugere. Hos KLC Erhverv bidrager vi gerne med viden og input fra andre cases.

4: Hjælp din organisation med at forstå den kommende ændring

Ændringer i kontormiljøet og i arbejdsmønstre kan være skabe uro hos nogle ansatte. Forskellige teammedlemmer er interesserede i forskellige ting; hvor de der taler i telefon hele dagen måske er mest interesserede i komfort, kan HR, bogholderi m.fl. være glade for let at kunne flytte et opkald til et trådløst headset, så de kan bevæge sig væk fra skrivebordet.

5: Forbered dine medarbejdere, support og logistik

Forandring er aldrig let. Så når du tæller ned til implementering, bør du forberede medarbejderne ved at hjælpe dem med at forstå idéen med de nye værktøjer.

Vis dem gerne, hvilke fordele de får fremover – øget frihed, fleksibilitet og komfort. Hvis du fjerner skrivebordstelefonerne, skal du give brugerne tid til at blive komfortable med den nye kommunikationsplatform og de nye lydenheder. Kommunikér tydeligt, hvor lang tid de har, før telefonen bliver fjernet. Det kan hjælpe med at gøre modstanden mod den nye teknologi mindre og gøre brugernes begejstring større. Det er også vigtigt at forberede supporten, lige som det er et godt tidspunkt at træne supportteamet eller evt. helpdesk i fejlfindingsressourcer. Hvis din virksomhed ikke har nogen af delene, står vi naturligvis klar til at hjælpe med den daglige support hos KLC Erhverv.

Planlæg logistikken: Læg en plan for, hvordan enhederne fordeles nemt og effektivt. Det gælder også klargøring (opladning af batterier mv.). Installerer I selv, eller vil I have en af vores teknikere til at klare det for jer?

6: Kommunikation, levering, installation

Sørg for at være tydelig i din kommunikation. Kommunikér, hvad der skal ske hvornår. Fortæl medarbejderne, hvordan de får hjælp, hvis der er behov for det mv. Gerne før hardwaren rent faktisk fungerer. Levering og installation af enheder skal have reel værdi, så det er vigtigt at sætte lidt ekstra tid af til at få talt med brugerne og besvare eventuelle spørgsmål.

7: Giv mulighed for undervisning

Dine supportteams og helpdesk-personalet er uddannet og parat. Sørg for, at din helpdesk er bemandet, og sørg for, at personalet har haft tid til at blive bekendt med de nye enheder. Der er nemlig meget nyt at sætte sig ind i; f.eks. de procedurer, der er, hvis en enhed ikke fungerer korrekt, eller hvis det ikke passer til en brugers behov. Hvis du endnu ikke har en plan klar for undervisning af dit personale, er vores folk klar til at hjælpe dig. Hvis vi installerer udstyr kan vores teknikere hjælpe dine brugere i gang.

8: Gør det første opkald – og alle efterfølgende – til en succesoplevelse

Hjælp dine brugere med, at det første opkald bliver vellykket. Husk, at det første indtryk tæller! Som med enhver ny teknologi, kommer du længst, hvis brugeren sidder tilbage med en oplevelse af, at alt virker, som det skal. Begynd med at ringe til en kollega, og sørg for, at alt er korrekt opsat. Så er du klar til dagens opgaver.

9: Vær klar til at støtte op

Alle spørgsmål er gode spørgsmål. Vær klar til at hjælpe i opstarten, hvor det er påkrævet. Hvordan var det nu, man …? Kan man …?

10: Evaluér brugen

Der er gået en uges tid, og det er tid til at se på, om alt er, som det skal være? Måske er der nogen, der har fortrudt valget af mono- i stedet for stereoheadset? Eller der er opstået andre ting. Lad os tage en dialog om resultatet og jeres ønsker.

udrulninger og partnerskaber med førende leverandører af hardware og software. Og erfaringerne er en vigtig ingrediens i at skabe en rigere oplevelse af teknologien.

Nye kommunikationsløsninger har gjort det muligt for teams at arbejde og interagere med hinanden stort set overalt. Med vores telefoniløsninger kan jeres brugere arbejde uafhængigt af tid og sted. Derfor er det nu både mere vigtigt og mere udfordrende at styrke samarbejdet end før.

KLC Erhverv leverer teknologi, der hjælper dig i hverdagen. Og al den daglige support kan du trygt overlade til os. Vi synes nemlig, at det skal være nemt at få hjælp.

Kilder:

Har du brug for at vende mulighederne?