Virksomheder, der gør det muligt for deres ansatte at arbejde eksternt, har meget at vinde: Ud over at få mere tilfredse og effektive medarbejdere bliver virksomheden en mere attraktiv arbejdsplads for nye, talentfulde medarbejdere. Nogle grundlæggende strategier skal dog være på plads, for at det skal fungere optimalt. Her er de vigtigste succesfaktorer:

1. Fokus på kommunikation

At arbejde eksternt er ikke det samme som at arbejde alene. Tværtimod. Samarbejde er et vigtigt parameter, da flere og flere arbejdspladser både tilbyder og har behov for fleksible muligheder. En forudsætning for samarbejde er, at det er let at kommunikere med sine kunder, samarbejdspartnere og kolleger.

Derfor har den hjemmearbejdende behov for god hardware i form af f.eks. en computer, et headset og et kamera med gode muligheder for at deltage i videokonferencer. Der skal desuden være it-løsninger og cloud-tjenester der understøtter samarbejde. Det kan f.eks. være Dropbox, Adobe, Zoom, Skype og Teams, der tillader deling og gør det muligt for flere at arbejde i dokumenterne – i realtid over nettet.

 

2. Brug teknologi

Det er ikke nok at levere hardware og løsninger. Uanset hvor smart og avanceret teknologien og tjenesterne er, tabes fordelen, hvis medarbejderne ikke har lært de funktioner, der gør arbejdet effektivt. Dette kan i bedste fald betyde, at virksomheden mister kreativitet og produktivitet. I værste fald gør det medarbejderne frustrerede og irriterede. Sørg for, at der er god undervisning og support til produkter og løsninger.

Det er ofte bedst at starte en dialog med medarbejderne omkring valget af udstyr og løsninger. Ellers kan der forekomme ”skygge-it” på både hardware og software, så medarbejderne vælger at bruge bl.a. computere og cloud-tjenester, der ikke er styret af virksomheden. Det gør det svært at styre sikkerheden og informationer i forhold til eksempelvis GDPR.

 

3. Stol på medarbejderne

En af de vigtigste ting er, at lederen har tillid til de ansatte, der arbejder eksternt. Tillid betyder meget mere end blot at godkende muligheden for at arbejde fra andre steder end kontoret – og på andre tidspunkter. Det øger også kommunikation og kreativitet såvel som samarbejde og engagement. Hvilket igen giver produktiviteten et løft.

 

4. Begræns arbejdet

Som regel er det aldrig et problem, at fjernarbejdere arbejder for lidt. Tværtimod. Den store udfordring er, at de, der arbejder mere fleksibelt, har tendens til at arbejde for meget. Det kan være svært at stoppe, når man kan arbejde hvor som helst og når som helst. En god måde at vise om medarbejderen er tilgængelig og kan kontaktes, er statusvisning i eksempelvis Microsoft Teams.

 

5. Sæt klare mål

Lederne bærer også noget af ansvaret for, at arbejdet ikke overtager. Tydeligt formulerede og målbare mål er en af de komponenter, der kræves i ledelse, når arbejdet bliver mere fleksibelt. Medarbejderen skal vide nøjagtigt, hvad der forventes, og hvad der skal leveres.

Lederen skal regelmæssigt hjælpe til motivation gennem individuelle opkald (som sagtens kan være eksterne). For at fjernarbejde skal lykkes, skal lederen og medarbejderne have tættere og mere regelmæssig kontakt end ellers.

 

6. Opret fællesskab

Det er også vigtigt, at telearbejderne ikke føler sig isoleret. Der skal være en følelse af tilknytning i teamet. Her kan videokonferencer og gode skærmdelingsværktøjer være til stor nytte. Det kan bidrage til en øget følelse af ”at være sammen”.

Man må heller ikke mindske værdien af at mødes fysisk. Planlæg regelmæssige møder med teamet, ikke mindst når et nyt projekt eller samarbejde er i gang. Eller aftal at mødes på kontoret alle mand til lidt kollegial sparring og samvær.

 

7. Se afstand som det nye normale

Til slut: Det kan være en god idé at overveje, hvor godt jeres arbejdsmetoder fungerer til hjemme- og fjernarbejde. Husk også, at det ikke kun handler om ændring af teknologi, men at det også skal sikres, at alle – helt op til ledelsesniveau – ser fjernarbejde som en naturlig form for arbejde. Det burde altså ikke være et spørgsmål om at ”godkende” fleksibelt arbejde, men om at se og udnytte de muligheder, det kan bidrage med.

Relaterede produkter

Har du brug for at vende mulighederne?